Quando chega o momento de definir o orçamento de viagens a principal preocupação dos gestores de viagens é como reduzir custos e rentabilizar as verbas disponíveis para as viagens dos seus colaboradores. E para isso existem muitas estratégias: estabelecer uma política de viagens empresarial, evitar custos extra e otimizar processos, entre muitas outras.

Mas no momento da definição do orçamento para viagens, a maioria das empresas continua a perder oportunidades de poupança e a comprometer o conforto dos seus colaboradores ao criar orçamentos estáticos que alocam uma verba fixa por viagem.

Ao invés disso, recomendamos que crie um orçamento dinâmico que se adapta às particularidades de cada viagem, ajustando verbas e expectativas consoante o itinerário dos seus colaboradores. Neste artigo, vamos explicar-lhe melhor este conceito, quais as suas vantagens e como adotá-lo na sua empresa.

Porquê adotar um orçamento dinâmico?

As viagens corporativas são altamente dinâmicas, podendo sofrer alterações e imprevistos a qualquer momento. Por isso porque é que o seu orçamento não reflete esta flexibilidade também?

Um orçamento estático não consegue responder à rapidez com que os preços mudam. No mundo das viagens corporate, um quarto de hotel pode estar em desconto num dia e com um acréscimo de 20% sobre o seu preço normal no dia seguinte. Além disso, a altura do ano de cada viagem tem um enorme impacto nos custos que irá incorrer.

Ao criar um orçamento dinâmico, conseguirá obter um modelo de custos mais transparente que se adapta aos preços do mercado, dando mais liberdade e conforto aos seus colaboradores e resultando num enquadramento financeiro mais justo e adequado a cada viagem.

Como criar um orçamento dinâmico para as suas viagens corporativas

Para começar a desenhar um orçamento dinâmico para as viagens da sua empresa, deverá ter em conta os seguintes fatores:

Datas da viagem

A altura em que viaja é dos fatores que mais impacto tem nos preços de alojamento e transporte. Desta forma, viagens na Páscoa, no Verão ou perto do Natal deverão ter orçamentos maiores pois estas alturas estarão sempre associadas a preços de hotéis e voos mais caros. Para além disso, terá de ter atenção ao perfil turístico de cada destino para perceber se haverá outras alturas do ano mais propícias a aumentos de preço.

Independentemente da altura do ano, terá também de ter em conta o dia da semana de cada viagem. De acordo com um estudo da CheapAir, os dias mais baratos para viajar são a terça e a quarta-feira, ao passo que sexta-feira e domingo são os dias mais caros. Ao viajar numa terça-feira em vez de num domingo, por exemplo, poderá poupar mais de €70 no seu voo – uma poupança que deve refletir-se nas verbas disponíveis para as suas viagens.

Destino

Os custos das viagens e as necessidades dos seus colaboradores também serão diferentes consoante o destino da sua equipa. A viagem é internacional ou nacional? Os seus colaboradores vão para um destino que recebe muito turismo ou vão para uma cidade menos visitada? A sua equipa está a deslocar-se para um local que irá receber um grande evento, como uma feira internacional ou um web summit? Todos estes fatores terão impacto nos valores de alojamento, voos, transporte local e outros gastos complementares. Além disso, o destino final influenciará também as necessidades dos seus colaboradores em viagem o que poderá resultar em despesas diferentes.

Localização e serviços adicionais

Por fim, terá também de considerar o que é que a sua equipa precisa em cada viagem. Por exemplo, se os seus colaboradores vão viajar para participar numa feira ou conferência será importante reservar um hotel perto do local do evento em questão. No entanto, se a agenda da sua equipa em viagem está preenchida com encontros com parceiros poderá ser mais importante optar por um hotel com espaços de trabalho e salas de reunião. Estas necessidades diferentes terão inevitavelmente impacto nas despesas de cada viagem – algo que se deverá refletir num orçamento dinâmico.

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— Escrito por Inês Pinto